Organiser efficacement son temps de travail.

Lorsque je réalisais des formations sur la gestion de projet, il y avait, parmi les méthodes qui font parties de la culture de la gestion de projet, une méthode dont l'objectif était de permettre à son utilisateur d'être plus efficace, en lui permettant d'améliorer son organisation de travail et ainsi pouvoir faire fasse aux multiples sollicitations dont il est l'objet.

Cette méthode, qui est un des outils essentiels de la caisse à outils du chef de projet, est connue sous le nom de "Matrice d’EISENHOWER" ou méthode d’Eisenhower ou encore matrice Urgent / Important.

La matrice d’Eisenhower

Outil de gestion du temps et de priorisation, cette méthode peut être utilisée aussi bien à titre individuel qu’à titre collectif, pour mieux déterminer les priorités à assigner aux tâches d’un projet ou d’une phase de projet.

Comme nous allons le voir dans cet article, cette méthode permet, en outre, de mieux comprendre votre activité et donc de l’orienter pour être plus efficace.

Sous un aspect pouvant apparaître simpliste, la matrice d’Eisenhower est une méthode d'analyse et de priorisation du temps de travail puissante.

Le principe

Notre quotidien nous apprend que la plus part du temps, les problèmes urgents s'avèrent en général pas importants et que les problèmes importants ne sont jamais urgents.

La matrice d’EISENHOWER est un outil d’analyse qui permet de classer / prioriser les tâches à faire, en fonction de leur urgence, et de leur importance.

Cette classification se fait selon 4 catégories:

Fig. 1 : Priorités des tâches

Le traitement des tâches s’effectue ensuite par priorité, du quadrant 1 au quadrant 4

Fig. 2 : La matrice d’Eisenhower

Important ? Urgent ?

La clé de l’utilisation efficace de la Matrice tient à la définition Important et Urgent.

Fig. 3 : Les 4 Quadrants de la Matrice : Action ; Planification ; Délégation ; Distraction

Les activités urgentes requièrent une action immédiate. Ne pas le faire peut avoir des conséquences immédiates. Elles sont souvent liées aux objectifs de quelqu’un d’autre.

Les activités importantes font parties de nos objectifs et leur réalisation permette l’atteinte des objectifs.

Cette classification Urgente et Important permet de lutter contre une tendance naturelle à nous focaliser sur les tâches urgentes, mais pas forcément importantes (Quadrant 3).

La classification Urgent / Non urgent est relativement aisée, nous sommes, en général, capables de déterminer l’urgence ou non d’une tâche.

La classification Important / Non important est en revanche, plus compliquée.

A titre individuel, nous pouvons par exemple nous focaliser sur nos objectifs professionnels ou personnels. Dans le cadre d'un projet, cette focalisation doit s'effectuer en rappelant les objectifs du projet ou de la phase du projet.

Utilisation de la méthode.

Les définitions d’urgences et d’importances étant éclaircies, nous pouvons maintenant plus en détail le contenu de chacun des 4 Quadrants qui composent la matrice d’Eisenhower et comment ils peuvent nous servir à optimiser notre activité quotidienne.

Quadrant 1: Important et Urgent

Ce quadrant regroupe donc toutes les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes. Ce sont donc des tâches :

• Qui participent à la réalisation de nos objectifs,

• Dont le retard aura des conséquences immédiates.

Ces tâches correspondent à des crises, des problèmes, ou des échéances à court terme.

Voici quelques exemples de tâches de ce quadrant :

• La finalisation d’un livrable dont l’échéance approche,

• La résolution d’un incident,

• L’apparition d’un risque lié à un livrable dans un projet (risque qui doit être géré avant qu’il ne devienne un incident.)

• La panne d’un équipement.

• Un livrable qui se fait attendre et bloque la phase suivante.

L’inconvénient de ce quadrant vient de l’urgence. Gérer les tâches à échéance courte ne laisse aucune marge, et n’autorise aucun choix de planification.

Optimiser votre gestion de tâches consiste à anticiper le plus grand nombre de tâches possible. En améliorant votre planification, vous «déplacez» les tâches du quadrant 1 vers le quadrant 2.

Avoir plus de tâches dans le quadrant 2, plutôt que dans le quadrant 1, offre plusieurs avantages. D’une part, une majorité de vos tâches sont planifiées, cela veut dire que vous maîtrisez votre emploi du temps. D’autre part, avec une meilleure planification, vous pouvez réserver du temps pour les urgences.

Le quadrant 1 ne devrait donc contenir, autant que possible, que des tâches liées à des problèmes ou des incidents, qui sont, par définition, non planifiables.

Quadrant 2: Important, non urgent

Comme expliqué dans le paragraphe précédent, la plus grande partie de notre temps devrait être dédiée aux activités de ce quadrant.

Les tâches du quadrant 2 sont importantes, mais non urgentes. Ce qui signifie qu’elles participent à la réalisation de vos objectifs, mais que leur réalisation peut être planifiée (prévue plus tard), sans impact.

Voici quelques exemples de tâches Importantes, et non urgentes

• L’organisation des tâches d’un projet,

• Accorder du temps à une formation,

• Revoir l'analyse des risques du projet et mettre en place des actions de mitigation.

Au quotidien, il n’est pas naturel de travailler dans ce cadran, parce que :

• Dans le flot, parfois imposant, de tâches, il n’est pas toujours évident d’identifier les tâches importantes,

• Nous avons tendance naturelle à nous focaliser sur le moment présent, sur les tâches les plus urgentes, au détriment des tâches moins urgentes, que nous remettons à plus tard. Pour exemple, ne vous arrive-t-il jamais de finir une to do list de tâches urgentes, d’être satisfait du travail accompli, mais ne plus savoir alors que faire ensuite ?

Le travail à réaliser sur ce Quadrant consistera à rendre transférable la réalisation d’action vers le Quadrant 3.

Ce travail correspond à déléguer.

Quadrant 3: Non important / Urgent

Les tâches du Quadrant 3, sont urgentes, mais pas importantes. Cela veut dire qu'un retard dans leur réalisation aura un impact immédiat et potentiellement important, mais que cette tâche n’a pas de relation directe avec vos objectifs et n’y participe pas.

Les tâches de ce Quadrant correspondent à des interruptions d’autres personnes.

On peut citer pour exemple :

• Les appels téléphoniques,

• La plupart des mails,

• les notifications de réseaux sociaux, les SMS,

Il est très facile de travailler pour des tâches du quadrant 3, en pensant travailler dans le Quadrant 1. Ces tâches ont toutes l’air importantes (elles le sont pour le demandeur), elles sont en général concrètes puisque vous répondez à la personne qui en fait la demande.

Elles peuvent être gratifiantes, puisque le demandeur vous remercie et vous avez la sensation d’être utile.

Mais ces activités du Quadrant 3, correspondent à une très importante perte de temps:

• D’une part, elles interrompent régulièrement les activités des Quadrants 1 et 2. Vous perdez donc du temps à chaque reprise de votre activité initiale,

• D’autre part, même si individuellement ces tâches sont souvent courtes, elles peuvent constituer à la fin d’une journée plusieurs heures de votre temps

• Par définition, elles n’apportent rien à vos objectifs

Nous travaillons donc beaucoup, sans réellement progresser sur vos propres objectifs.

Une optimisation de votre gestion du temps consiste donc à réduire le volume d’activité de ce quadrant, au profit des quadrants 1 ou 2 (avec toujours un préférence pour le 2).

Il existe une multitude d’actions possibles :

• Ne pas lire les mails en temps réel, mais organiser des lectures périodiques 1 fois par demi-journée, 2 fois par demi-journée,

• Ou ne lire que les mails qui concernent vos activités en cours, et reporter la lecture des autres à des périodes précises,

• Ne pas répondre aux appels téléphoniques lorsque vous êtes focalisés sur une activité particulière. Laisser votre boîte vocale répondre pour vous, et rappelez plus tard,

• Apprendre à dire non aux différentes sollicitations.

Quadrant 4: Non important, et non urgent

Les tâches de ce Quadrant ne sont donc ni importantes, ni urgentes. Cela veut dire qu’elles ne vous aident pas dans la réalisation de vos objectifs et qu’un report de leur réalisation n’aura aucun impact.

Ces tâches peuvent être considérées comme des tâches inutiles ou comme un "divertissements".

Quelques exemples :

• Activités ou sujet sur un projet auquel vous ne participez pas mais pour lequel on a demandé votre support,

• Réunion à laquelle vous participez par habitude mais sans valeur ajouté ou relation avec vos objectifs,

• Papillonner sur un site internet après avoir trouvé ce que l’on cherchait au départ,

• Consulter vos réseaux sociaux après une notification.

Optimiser son emploi du temps passera par la réduction du volume d’activités de ce quadrant. En théorie, l’idéal serait de ne plus y avoir d’activité du tout. En pratique, il n’est pas forcement possible, ni souhaitable de faire disparaître toutes ces activités, qui vous permettent à décompresser ou s’aérer l'esprit, c'est à dire, diminuer votre charge mentale.

L’objectif est donc d’y passer moins de temps possible et de contrôler la part prise par ce Quadrant.

S’organiser à titre individuel

Il n’est pas si trivial de se construire sa matrice Urgent/Important. Cela demande une certaine introspection, surtout pour bien identifier "l’important" et ce qui va dans les autres Quadrant. Cette prise de recul est toujours bénéfique, surtout lorsque vous n’arrivez plus à gérer vos tâches par des méthodes basiques ou des routines habituelles.

Ensuite, parce que faire vivre cette matrice au quotidien permet une réelle progression. S’astreindre à placer les nouvelles tâches dans les quadrants, implique de se reposer systématiquement les bonnes questions : "est-ce réellement urgent ?" "Est-ce important (en rapport avec mes objectifs, ou les objectifs du projet) ?".

Les premières anomalies d’emploi du temps apparaitront très vite avant même la fin de la construction initiale de la matrice.

Pas de Miracle !

Une méthode n’est qu’un outil et son l’efficacité dépend de la rigueur avec laquelle vous l’exploiterez, des mesures que vous prendrez au fur et à mesure de son utilisation et de la prise régulière de recul, notamment lorsque vous constatez que les quadrants 1 et 3 restent toujours les plus chargés et que vous ne constaterez aucune évolution de votre activité.

Cela arrivera nécessairement si vous continuez de lire vos mails en temps réel ou si vous continuez à répondre immédiatement aux sollicitations de vos collègues.

Le fait de voir ces quadrants toujours aussi "rempli", vous amène à une remise en cause de vos comportements.

Si cela arrive, et que vous prenez le temps de la remise en question, alors l’outil vous aura déjà fait progresser.

Mieux organiser la gestion de projet.

Comme mentionné lors de l’explication du principe de la méthode, la matrice d’Eisenhower est considéré comme faisant partie de la caisse à outils du chef de projet.

Au démarrage d’un projet, cette méthode peut être utilisée pour décider des priorités.

En milieu de projet, en cas de multiplications des incidents ou de dérives, la méthode permet de se focaliser sur les tâches essentielles à la réussite du projet.

Lister les tâches, et les classer peut se faire lors d’une réunion du type Brainstorming.

En construisant cette matrice collectivement, vous obtiendrez probablement une meilleure adhésion de votre équipe aux décisions prises.

Solutions pour appliquer la méthode.

La feuille Excel

Au quotidien, utilisez une petite To do list simple, sous Excel, sans macro, sous la forme d’une matrice d’Eisenhower.

La Méthode Kanban

Lorsque l’on souhaite partager l’information, le management visuel s’impose. Dans ce cas la méthode du Kanban est idéale pour classée et suivre l’évolution des actions.

Solutions "logicielles"

Un peu de recherche à l’aide d’un moteur de recherche vous permettra d’accéder à une multitude d’outils en ligne ou à installer sur son PC/Mac/tablette/smartphone.

Attention : Tous les outils ne se valent pas, certains tiennent plus de la fausse bonne idée et ne permettent pas de se focaliser sur l’essentiel : la visualisation.

Pour conclure : Gardons en mémoire cette phrase attribuée à Albert Einstein : "la simplicité est le plus haut niveau de perfection".