![Vous êtes sur le site web de Be ING [Consult.s]](https://static.wixstatic.com/media/7c97ee_11aab066c1664b6c8719874ae85d2263~mv2.jpg/v1/fill/w_987,h_270,al_c,lg_1,q_80,enc_auto/Ent%C3%A8tesite.jpg)
![logoweb de Be ING [Consult.s]](https://static.wixstatic.com/media/7c97ee_50a9b71836cb47ad83e0a6f434a77ad7~mv2.png/v1/fill/w_210,h_160,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,enc_auto/logoweb.png)
![LinkedIn de Be ING [Consult.s]](https://static.wixstatic.com/media/7c97ee_3c698a06494140e49ce7a7cabb76ac6d~mv2.png/v1/fill/w_325,h_45,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,enc_auto/LinkedIn.png){kind=small}
Il n’existe pas vraiment de bonnes ou de mauvaises manières de préparer et de réaliser une revue de direction, chaque organisme et chaque personne en charge de la gestion de la qualité à sa manière de la réaliser. Cependant, il existe 10 points qui sont incontournables pour garantir son efficacité.
Qu'est-ce que la revue de direction ?
La revue de direction est une exigence que l’on retrouve dans différentes normes ISO dont l’ISO 9001 : 2015 et qui est décrite au chapitre 9.3 de ce référentiel. Elle est réalisée périodiquement à raison de une à deux fois par an. Elle constitue un moment essentiel dans la vie de l’organisme et de son système de management. Elle permet de s'assurer que les objectifs Qualité fixés sont atteints, que les processus sont conformes aux exigences réglementaires et que les risques sont identifiés et gérés de manière adéquate. En outre, la Revue de Direction permet de démontrer l'engagement de la direction envers l'amélioration continue. Bien préparée, elle permet d’améliorer le système qualité et de répondre aux enjeux, besoins et attentes de l’organisme et des parties intéressées pertinentes.
Avant la revue de direction
Tout le monde vous dira qu'une préparation rigoureuse et structurée est la clé d'une revue de direction réussite, mais même la rigueur nécessite un peu de méthode.
1. Solliciter les bonnes personnes
Si établir une liste de personne peut sembler être un travail en apparence simple, dans les faits, il faut être capable de déterminer une liste de personnes pertinentes répondant à des besoins pertinents, que ce soit pour la préparation ou pour la revue de direction. Il faut déterminer à quel moment ils seront sollicités et pourquoi, quel sera leur rôle et qu’elle sera leur contribution. Il y a ceux qui apporterons du contenu, ceux qui rédigerons, ceux qui présenteront et répondront aux questions et ceux qui décideront, qui prendront les décisions.
L’idée est d’avoir les bonnes personnes au moment opportun, de leur donner les bonnes consignes tout en veillant à économiser leur temps de participation. Il faut donc penser efficacité en posant le besoin et l’attendu.
Dans la liste des personnes incontournables il y a les pilotes de processus, mais sont-ils toujours à même d’apporter la bonne information ? N’hésitez pas à demander la participation des personnes qui réalisent les opérations. Ils sont au cœur de la performance qualité et sont de bonnes sources d’information et de propositions.
2. Réaliser une préparation par étape
Le découpage permet d’éviter de créer une revue fleuve et ainsi de limiter la durée de la revue.
L’organisation des séances de préparation permet de collecter les résultats, les besoins, les attentes de chaque processus. Et à l’aide d’une approche de type « entonnoir », de les vérifier, de les évaluer et de les corréler à d’autres données afin d’obtenir un résultat exploitable, synthétique et restituable.
En procédant par étape, on s’attache à ne solliciter à chaque fois que les ressources nécessaires. Ainsi on optimise les séances de travail et on gagne en pertinence.
3. Impliquer les participants
Pas de secret, pour impliquer il faut créer du sens et de la cohésion. Pour cela il faut s’assurer que l’objectif de la revue de direction est compris, expliquer les enjeux et montrer la contribution de chacun.
Lors des séances de travail il faut veiller à valoriser les réussites, rester factuel, comprendre les contre-performances et en tirer des enseignements tout en proposant des actions d'amélioration.
Soyez vigilant à ce qu’il n’y ait pas de jugement et que ne soit pas désigné de bouc émissaire, même implicitement.
Pensez à rappeler que la réussite comme la contre-performance est un résultat collectif, pas celui d’un individu.
4. Préparer les données d’entrées
La liste des données d'entrées nécessaires à la réalisation de la revue de direction est donnée au chapitre 9.3.2 de la norme ISO 9001 : 2015.
La collecte des données d'entrée est un exercice qui peut se révéler plus ou moins fastidieux mais qui doit être fait avec rigueur et qui doit être factuel. La qualité des données d‘entrée est essentielle à une bonne prise de décision. Elle permet également d'éviter que des imprécisions mettent à mal le travail qui aura été réalisé et qu'elles remettent en question de l’argumentaire et la mise en doute de la véracité des données. Pour toutes ces raisons, il ne faut pas hésiter à passer du temps sur ces données, les vérifier, les analyser, les évaluer et les corréler avec d'autres informations lorsqu'il y a un doute.
5. Réaliser un document de synthèse
Ce document servira d’aide à la prise de décision. Les décideurs ayant souvent peu de temps, il faut les aider à comprendre vite en utilisant des visuels et une formulation claire et directe. Laissez au placard le jargon technique, exprimez-vous simplement et soyez factuel, ne laissez pas de place au doute. N’oubliez pas que le doute s’installe toujours plus vite que la raison.
6. Communiquer le document de synthèse
Lorsque vous diffuser ce rapport, pensez à laisser suffisamment de temps aux participants, notamment à la direction, pour prendre connaissance de son contenu et posez les questions qu'ils souhaitent. Pour cela, prévoyez un délai de 1 à 2 semaines en fonction de la taille de l’organisme.
L’avantage de diffuser ce rapport avant la tenue de la revue est que la direction aura tout loisir d'apporter la majorité des propositions de pistes d’améliorations.
7. Anticiper les questions
Votre rôle, en tant que porteur de la revue de direction est de vous assurer que l’information a été reçue, lue et comprise. Dans la période précédant la revue, vous devrez vous assurer du niveau de compréhension des destinataires du rapport et répondre aux questions qui ne manquerons pas d’être posées. Et si les questions ne viennent pas, allez les chercher. Ceci vous permettra de vous préparer à la revue de direction en anticipant les questions qui pourraient être posées et d’apporter les éclaircissements lors votre présentation.
Durant la revue de direction
8. Exposer, convaincre, proposer
Pour qu’elle soit efficace, et pour conserver l'attention des participants, la durée de la revue de direction ne doit pas excéder 2h00.
Le jour J, votre rôle sera de présenter synthétiquement le contenu du rapport en y ajoutant quelques informations ou précisions issues de votre préparation personnelle. Gardez à l'esprit qu'il vous faudra répartir le temps de la revue entre présentation, réponses aux questions, et remarques et prise de décision.
Je vous propose d'adopter une base de répartition par tiers : 1/3 présentation ; 1/3 Réponse aux questions ; 1/3 Propositions et prise de décision.
9. Faire valider les décisions en séance
Pour être valide, les décisions prises doivent être ratifiées par la Direction en séance. Personnellement, je prévois un document reprenant les décisions à prendre et un espace permettant de noter si les propositions sont acceptées ou rejetées et qui en est l'attributaire. Le document est ensuite signé par tous les membres de la Direction en fin de revue. Ainsi, il existe une information documentée valide entérinant l'engagement de la Direction.
Après la revue de direction
10. Rédiger et communiquer le rapport de revue de direction,
Formaliser les données de sortie de la revue de direction, c’est une exigence normative.
La formalisation doit à minima reprendre l’ensemble des décisions et actions décidées lors de la revue de direction, tel que décrit au chapitre 9.3.3 de l’ISO 9001 : 2015.
Un document de type rapport de réunion fera l’affaire et constituera la preuve de la réalisation de la revue et des décisions prises. On y joindra en annexe le document d'engagement signé en clôture de la revue de direction.
Ce document fait partie des informations documentées demandées par un auditeur en préparation d’un audit de certification ou de suivi. Il constitue l’engagement de la direction envers l'amélioration continue, ce qui est un élément clé de toute norme ISO.
Tout comme le rapport d’activité du SMQ utilisé lors de la revue de direction, ce document doit être rédigé de manière claire, et dans un langage compréhensible par tous. Ce document sera mis à la disposition des parties intéressées pertinentes de l’organisme et sa qualité de rédaction doit permettre à tous de comprendre et de mettre en œuvre les décisions et actions qui y sont décrites, même plusieurs semaines après la tenue de la revue de direction.
Pour résumer :
Une bonne préparation pour une revue de direction efficace peut se décrire en 10 points :
Solliciter les bonnes personnes,
Réaliser une préparation par étape,
Impliquer les participants,
Préparer des données d’entrées,
Réaliser un document de synthèse,
Communiquer le rapport d’activité du SMQ,
Anticiper les questions,
Exposer, convaincre, proposer,
Faire valider les décisions en séance,
Rédiger et communiquer le rapport de revue de direction,
Cette méthode s'applique indistinctement à tout type de SMQ ou de SMI.
J'espère que cet article vous apportera un éclairage supplémentaire sur la façon d'aborder la revue de direction. N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires.
Bonne continuation,